يقدم المؤلف لمحة عامة عن كيفية استخراج بيانات Virginia الأثرية، وتنظيمها، وإضافتها إلى نظام معلومات الموارد الثقافية في Virginia لاستخدامها من قبل الباحثين وغيرهم من المتخصصين في إدارة الموارد الثقافية.

بقلم شون تينانت | مدير بيانات الآثار

صناديق مصرفية من الأقراص المرنة والأقراص المدمجة، ورفوف من التقارير الأثرية التي تعود لعقود، وآلاف من نماذج المواقع الإلكترونية. تمثل هذه بعض مصادر البيانات الأثرية التي تتدفق إلى النظام البيئي للمعلومات الخاص بـ DHR، إما من خلال الاكتشافات العرضية أو كجزء من دورة حياة إدارة الموارد الثقافية. تمثل مجموعات DHR التراثية مصدرًا قيمًا للحفاظ على التراث الثقافي لـ Virginia وإدارته والبحث فيه. ولكن كيف تتدفق هذه المعلومات من الغموض إلى النور؟

منذ 2013، قام موظفو DHR بتنظيم البيانات الأثرية القديمة للوكالة، إلى جانب السجلات المتعلقة بالخصائص المعمارية، في نظام معلومات الموارد الثقافية في Virginia (VCRIS). على الرغم من أن نظام VCRIS يعتمد في طبيعته بشكل أساسي على الامتثال، إلا أنه كأداة للمتخصصين في إدارة الموارد الثقافية، يعمل بوظيفة ثانوية كمركز معلومات للباحثين ومديري التراث في عدد من الوكالات على جميع مستويات الحكومة. يمكّن نظام VCRIS أصحاب المصلحة في التراث الثقافي لـ Commonwealth من الاستعلام عن السجلات والوسائط المرتبطة بها واستردادها لكل مورد تاريخي تقريبًا تم تنسيقه في قوائم جرد الإدارة (وقت كتابة هذا التقرير، يحتوي نظام VCRIS على معلومات لـ 53,071 موقع أثري و 238,753 خاصية هيكلية).

يتم إدخال هذه السجلات في VCRIS من عدة مصادر مختلفة. بينما تدخل معظم البيانات إلى VCRIS عبر المسوحات الأثرية الاحترافية كجزء من أعمال الامتثال التنظيمي، هناك تدفق مستمر للمعلومات مصدره الأبحاث غير الاحترافية، والمجموعات غير الربحية، والاكتشاف العرضي للملاحظات القديمة أو تقرير قديم. إنها مهمة لا تنتهي تتمثل في تحديد هذا المحتوى الجديد على DHR، وتقييم أفضل طريقة لدمج تلك المعلومات في مجموعتنا الحالية من المواد، والمرور بعملية إدخال البيانات أو تحسينها لجلب تلك البيانات المفقودة في النهاية إلى السياق الأوسع لقاعدة بيانات VCRIS.

أحيانًا، يلاحظ عضو آخر من موظفي DHR تناقضًا في سجل موقع أثري في VCRIS ويُلفت انتباهي إلى هذه المشكلة. غالبًا، ترتبط هذه المشكلات بما يُسمى أخطاء الرقمنة. عندما قدمت DHR لأول مرة نظام قاعدة بيانات رقمية لسجلات مواردنا الثقافية، كانت صناديق كثيرة من السجلات الورقية بحاجة إلى أن تُرقمن أولاً لإضافتها إلى السجل الإلكتروني الجديد. في مشروع رقمنة بهذا الحجم، الأخطاء لا مفر منها، والعديد من تلك المشاكل الثانوية لا تزال قائمة حتى اليوم.

عندما يتم تحديد مشكلة في سجل موقع VCRIS، أعمل مع أعضاء آخرين من موظفي DHR لتحديد موقع سجل الموقع الأصلي (إن وُجد) في مجموعة محفوظاتنا، إلى جانب أي معلومات أخرى يمكننا العثور عليها حتى أتمكن من تحديث سجل الموقع بأفضل ما لدينا من قدرة جماعية. يمكن أن تتخذ هذه البيانات «الجديدة» شكل منشورات قديمة تذكر موقعًا أثريًا معينًا، أو بيانات قديمة مخزنة في تنسيقات وسائط قديمة، مثل أقراص ZIP والأقراص المدمجة، أو صور وشرائح قديمة من قسم المحفوظات التابع لـ DHR. قد تتضمن عملية تحسين البيانات هذه تعديل تحديد حدود المورد الأثري أو تحديث المعلومات في السجل الرقمي لضمان أن تكون المعلومات في VCRIS كاملة قدر الإمكان.